Was ist die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnung. Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde.
Konkret bedeutet das: Rechnungen zwischen Unternehmen (mit deutschen Umsatzsteuer-IDs) müssen künftig als strukturierte XML-Datei übermittelt werden – nicht mehr als einfaches PDF oder auf Papier. Die Pflicht gilt schrittweise mit verschiedenen Fristen.
Die Fristen im Überblick
Wer ist betroffen?
🔴 Betroffen
- Alle inländischen Unternehmen (B2B)
- Selbstständige & Freiberufler mit USt-ID
- GmbH, AG, OHG, KG
- Einzelunternehmer (sofern nicht Kleinunternehmer)
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (schon seit 2020)
🟢 Ausgenommen
- B2C-Rechnungen (an Privatpersonen)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG*
- Umsätze unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen)
- Fahrausweise & Tickets
- Steuerfreie Umsätze (§ 4 UStG)
*Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Sendepflicht ausgenommen.
Welche Formate sind erlaubt?
Als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt ausschließlich eine strukturierte XML-Datei, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Folgende Formate sind zulässig:
- XRechnung – der deutsche Standard (UBL oder CII Syntax)
- ZUGFeRD 2.1 – hybrides PDF+XML Format (EN 16931 Profil oder XRECHNUNG Profil)
- Peppol BIS Billing 3.0 – für grenzüberschreitende EU-Rechnungen
Ein einfaches PDF – auch mit Signatur – gilt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Was musst du jetzt konkret tun?
- E-Rechnungen empfangen: Stelle sicher, dass du XML-Anhänge in E-Mails verarbeiten kannst. zugpferd.io hilft dir beim Lesen – kostenlos und ohne Installation.
- Archivierung prüfen: E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – im Originalformat (XML), nicht nur als PDF-Ausdruck.
- Software evaluieren: Prüfe, ob deine Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann (Lexoffice, sevDesk, DATEV, Billomat etc.).
- Lieferanten informieren: Teile deinen Lieferanten mit, dass du E-Rechnungen empfangen kannst und welches Format du bevorzugst.
XRechnung erhalten und nicht lesbar?
zugpferd.io zeigt dir den Inhalt sofort – kostenlos, ohne Upload, DSGVO-konform.
Zum XRechnung Viewer →Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Sendepflicht ausgenommen. Sie müssen jedoch ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen. Praktisch bedeutet das: du musst XML-Dateien öffnen und archivieren können.
Darf ich noch Papierrechnungen ausstellen?
Bis Ende 2026 ja – wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 (für Unternehmen über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (für alle) ist Papier im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Der Vorsteuerabzug des Empfängers kann gefährdet sein, da die Rechnung die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt. Zudem drohen Bußgelder. Die genauen Sanktionen sind noch in der Diskussion.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Nicht zwangsläufig. Viele gängige Programme (Lexoffice, sevDesk, DATEV, FastBill) unterstützen bereits XRechnung und ZUGFeRD. Prüfe die Exportfunktionen deiner aktuellen Software.
Wie muss ich E-Rechnungen archivieren?
E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML) für 10 Jahre aufbewahrt werden – revisionssicher und unveränderbar. Ein einfacher PDF-Ausdruck reicht nicht. Die meisten Buchhaltungsprogramme übernehmen die konforme Archivierung automatisch.